طراحی کدینگ مهم‌ترین گام در طراحی سیستم حسابداری

اولین قدم در راه‌اندازی یک سیستم حسابداری استاندارد طراحی یک کدینگ مطمئن و بدون اشکال است.
بنابراین به شرکت‌های تازه تأسیس یا شرکت‌هایی که می‌خواهند سیستم حسابداری خود را تغییر دهند به شدت توصیه می‌شود مسئله طراحی کدینگ را به طور تخصصی دنبال کنند.
اینکه موضوع فعالیت و حوزه کاری شرکت شما چیست در طراحی کدینگ مهم است. زیرا متخصصان طراحی کدینگ بر اساس زمینه فعالیت شرکت‌ها کدینگ آنها را تعریف می‌کنند.
برای اینکه بتوانید این قدم را به درستی بردارید لازم است درباره اهمیت کدینگ در حسابداری و نقش آن در مدیریت دقیق و بدون اشکال حساب‌ها بیشتر بدانید.

کدینگ در حسابداری به چه معنا است؟

اگر به عنوان یک حسابدار این مطلب را می‌خوانید حتما بارها کلمه کدینگ را شنیده‌اید یا اصلا می‌دانید کدینگ چیست و چه کاربردی دارد، ولی آیا مطمئن هستید که به اندازه کافی و به درستی اهمیت و نقش کدینگ در حسابداری را درک کرده‌اید؟
تعریف زیر را بخوانید، روی آن تمرکز کنید و سعی کنید به خوبی آن را درک کنید.
شما با انبوهی از اسناد و ثبت‌های حسابداری روبرو هستید. قرار است این اسناد را دسته‌بندی کنید، گزارشات مالی دقیق بدهید، ارتباطات مالی آنها با یکدیگر و اثری که روی یکدیگر دارند را به دست آورید. در سطح بالاتر باید مدیریت مالی انجام بدهید و شرکت خود را به سمتی هدایت کنید که به سود مالی برسد، از پرداخت مالیات‌ها و جریمه‌های بدون دلیل نجات بدهید و در نهایت آرامش مالی در سازمان یا شرکت خود به ارمغان آورید.
کدینگ حسابداری همان چیزی است که به شما کمک می‌کند این اقدامات را به راحتی انجام بدهید.
کلمه کدینگ به تنهایی به معنای کدبندی یا دسته‌بندی است. در حسابداری این کلمه یعنی دسته‌بندی حساب‌ها.
اما چرا دسته‌بندی حساب‌ها یا همان کدینگ اینقدر در حسابداری مهم است؟

درباره‌ی حسابداری مالی و فواید آن بیشتر بدانید. حسابداری مالی چیست و چه تاثیری در رشد کسب و کارها دارد؟ 

اهمیت کدینگ در حسابداری

در حسابداری رویدادهای مالی متعدد و متنوعی اتفاق می‌افتد و برخی از آنها به دفعات تکرار می‌شوند. نظم در ثبت این رویدادها وجلوگیری از بروز خطا و اشتباه به ویژه اینکه در مسائل مالی ذاتا احتمال بروز خطا بسیار بالاست و سرعت بخشیدن به کار مواردی هستند که اهمیت کدینگ در حسابداری را نشان می‌دهند. کدینگ در سطوح بالاتر تصمیم‌گیری سازمان و شرکت‌ها نیز بسیار تأثیرگذار است.

• کدینگ باعث ساماندهی و یکپارچه شدن حساب‌ها و عملیات مالی می‌شود.
• ثبت رویدادها با دقت بیش‌تری انجام می‌گیرد و احتمال خطا به حداقل می‌رسد.
• کنترل حساب‌ها دقیق‌تر انجام شده و درنتیجه امکان ارائه گزارش‌های دقیق، سریع و کاربردی فراهم می‌شود.
• با داشتن کدینگ اختصاصی تحلیل و بررسی‌های مالی دقیق‌تر به مدیران و تصمیم‌گیران شرکت جهت برنامه‌ریزی بهتر برای آینده ارائه می‌شود.

متاسفانه در کشور ما هنوز اهمیت این مسئله به درستی درک نشده است. بسیاری از شرکت‌ها از کدینگ‌های پیش‌فرضی که وجود دارد استفاده می‌کنند بدون اینکه بدانند چقدر با موضوع فعالیت آنها منطبق است.
همین مسئله در آینده مشکلاتی را برای آنها به همراه خواهد داشت، به ویژه اگر بخواهند زمینه فعالیت خود را توسعه دهند به روزرسانی کار سخت‌تری خواهد بود. بنابراین توصیه می‌شود از همان ابتدای کار از یک متخصص کدینگ برای مشاوره یا طراحی کدینگ اختصاصی خود استفاده کنید.

کدینگ خود را تضمین شده دریافت کنید.

به سود مالی برسید و شرکت خود را از پرداخت مالیات‌ها و جریمه‌های بدون دلیل نجات دهید.

دریافت مشاوره

ساختار کدینگ در سیستم‌های حسابداری

در کدینگ ابتدا حساب‌ها سطح‌بندی و سپس شاخه و زیر شاخه‌های آنها تعریف می‌شود. چهار سطح استاندارد در کدینگ تعریف شده است و حساب‌ها در این سطوح دسته‌بندی می‌شوند:

1. سطح گروه حساب   در این قسمت از کدینگ حسابداری، صورت حساب‌های مالی قرار می‌گیرد. این بخش از کدینگ حسابداری شامل عناوین کلی حساب‌ها می‌باشد. گروه حساب‌ها همان حساب‌های اصلی هستند که دسته‌بندی بر اساس آن شکل می‌گیرد. این حساب‌ها در دسته‌های مختلفی مانند دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، فروش و درآمدها، هزینه‌ها، حساب‌های انتظامی جای می‌گیرند و هریک دارای زیرشاخه‌های مختلفی هستند که به منظور کدگذاری موارد متنوع به‌ کار می‌روند.این گروه حساب‌ها برای اداره مالیاتی و دارایی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار هستند. عملکرد این گروه حساب‌ها برای گزارش به این دو سازمان می‌باشد.
2. سطح کل   این قسمت از کدینگ حسابداری اغلب، ناظر به حساب‌هایی هستند که در دفترهای مالی ویژه، تنظیم گزارش‌ها و صورت‌های مالی لحاظ می‌شوند. معمولا نیازها و فعالیت‌های شرکت از اجزای اصلی این سطح هستند و گروه حساب‌های شرکت را به ارقام کوچک‌تر تقسیم می‌کنند. به عنوان مثال ، این قسمت گروه حساب دارائی‌های جاری را به دو دسته‌ی موجودی نقد و بانک  و اسناد و حساب‌های دریافتنی تقسیم می‌کند.
3. سطح معین
      در این قسمت نیز حساب‌های کل را به حساب‌های کوچک‌تر و جزئی‌تر تقسیم می‌کنند. این حساب ها درکدینگ حسابداری با نام حساب‌های معین شناخته می‌شوند.اگر بخواهیم درمثال قبل این قسمت از کدینگ حسابداری را تعریف کنیم باید بگوییم حساب معین موجودی نقد و بانک را به سه زیرگروه صندوق و تنخواه گردان و بانک تقسیم می‌کند.
4. سطح تفصیلی
      این قسمت حساب‌های خرد شده معین هستند که در اصطلاح به حساب تفصیلی شناخته می‌شوند. حساب‌های تفصیلی در طبقه‌بندی شرایط را آسان‌تر می کنند و شناسایی حساب‌ها را آسان‌تر می سازند.در ادامه‌ی مثال قبلی میتوان حساب معین بانک را به حساب های بانکی مختلف شکست و یا تنخواه گردان را برای چند تنخواه دار به صورت تفکیک شده تقسیم کرد .

تعریف حساب‌های سطح تفضیلی

برخی حساب‌های تفصیلی در این سطح به این صورت تعریف می‌شوند:

• برای اشخاص حقیقی حساب تفصیلی اشخاص
• برای اشخاص حقوقی حساب تفصیلی شرکت‌ها
• برای مراکز هزینه حساب تفصیلی مراکز هزینه
• برای پروژه‌ها حساب تفصیلی پروژه
• برای حساب‌های جاری حساب تفصیلی حساب جاری
• برای مواردی که به هیچ یک از شاخه‌های بالا مربوط نمی‌شوند حساب تفصیلی سایر
  در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف بر اساس نوع فعالیت ممکن است سطح تفصیلی زیرمجموعه‌های بیشتری داشته باشد.

حساب های تفضیلی شناور چیست؟

هر حساب معین حتما به یک حساب کل و فقط به یک حساب کل ارتباط دارد و هر حساب تفضیلی استاندارد (غیر شناور) نیز حتما به یک و فقط به یک حساب معین ارتباط دارد.
اما حساب‌های تفضیلی شناور با توجه به تعریف و طراحی کدینگ به حساب‌های معین بیشتری ارتباط دارند و دلیل شناور بودن آنها نیز فقط همین است.
به هر حساب در کدینگ یک کد اختصاص داده می‌شود. کد دهی از قاعده خاص پیروی نمی‌کند و لزوما از عدد 1 شروع نمی‌شود. اما چون ساختار کدینگ به صورت درختی است از یک الگوی سلسله مراتبی برای کد دهی استفاده می‌شوند. به طور مثال کد سطح معین عبارت است از کد گروه، کد کل و ارقامی که به حساب معین اختصاص داده شده است.

مقاله پیشنهادی برای شما: بهترین روش تهیه بودجه سالانه

روش‌های کدینگ در حسابداری

1. کدینگ حفظی (Mnemonic coding)
   در این روش برای حفظ ساده‌تر، اسم‌ها به صورت مخفف بکار برده می‌شوند. برای مثال به حساب‌های پرداختنی کد «ح-پ» اختصاص داده می شود که حروف اول حساب‌ها است.
2. کدینگ متوالی (Sequential Coding)
   در این روش همه داده‌ها توسط اعدد پشت سر هم  و پی در پی کد گذاری می‌شوند.  برای مثال کد  ۰۰, ۰۱, ۰۲, ۰۳٫
3. کدینگ سلسله مراتبی  (Hierarchical Coding)
   این روش پرکاربرد‌ترین روش کدینگ است. در این روش نظم و دقت خوبی وجود دارد و هیچ‌ گونه محدودیتی در تعداد حساب‌ها، کالاها و داده وجود ندارد. به طور مثال اگر یک حسابدار بخواهد یک بخش اصلی را در سیستم حسابداری خود ایجاد نماید، هر بخش را مانند «دارایی ۸۰۸» یا «بدهی ۸۰۹» تعیین می­کند و برای ایجاد زیربخش این کار را با اعشار مانند «دارایی ۸۰۸٫۰۱» انجام می­دهد. در صورت لزوم او می­تواند زیرمجموعه‌هایی را به هر بخش فرعی اضافه نماید مانند «دارایی­های مالی ۸۰۸٫۰۱٫۰۰۱ برای سال­های ۲۰۰۱-۲۰۰۲».
4. کدینگ حسابداری توده‌ای (Block Coding)
   این روش برای استفاده یک دوره مالی می‌باشد و برای یک حساب کد تعریف می‌شود.  مثلا اگر یک کد به صورت زیر باشد: «4141: دارایی‌های جاری»، کد 4141 منحصرا برای هرچیزی است که با دارایی­‌های جاری سر و کار دارد. 
5. کدینگ حسابداری وجهی (Faceted Coding)
      کدینگ وجهی، مجموعه‌ای از اعداد و کدها است که استاندارد خاصی دارد و هر عدد مختص یک حساب و زیرمجموعه‌های آن است. سیستم‌های کد گذاری داده بصورت قراردادی هستند. به طور  مثال اگر حسابدار، مجموعه کتاب­‌هایی را در یک فروشگاه نگهداری می­کند ممکن است تعیین نماید که وجه ۱ یا گروه ۱، نمایانگر بخش­‌های مختلفی در فروشگاه است. وجه ۲ بیانگر انواع مختلفی از هزینه‌های آنجا و وجه ۳، شامل زیر مجموعه‌­های وجه ۲ می‌­باشد.

چه معیارهایی باید در طراحی کدینگ حسابداری مورد توجه قرار بگیرد؟

• منبع ساخت و تولید کدینگ حسابداری اصول و استانداردهای حسابداری است.
• نرم‌افزار استاندارد ، قابلیت تعدیل و تنظیم کدینگ استاندارد را دارد.
• ترتیب چیدمان مهم است ، اینکه از چه حسابی شروع و با چه حسابی خاتمه پیدا کند.
• کدگذاری یا عددگذاری مهم است، یعنی شما چیدمان حساب‌ها را با چه اعدادی نشان دهید.
• نوع فعالیت مجموعه مهم است، کدینگ پیمانکاری با بازرگانی و صنعتی تفاوت دارد.
• نيازهای گزارشاتی مسئولين شركت و كاربران سيستم در طراحی کدینگ موثر است.
• ايجاد مباني لازم جهت تفكيک، طبقه بندي و ثبت اطلاعات مالي به منظور جمع‌آوري و كنترل  اطلاعات و ارقام مالي و تهيه گزارشات  مورد نياز.
• انعطاف‌پذيري حساب‌ها به نحوي كه حساب‌ها برحسب گسترش فعاليت‌هاي شركت توسعه يابند.
• سهولت استفاده از حساب‌ها به نحوي كه براي كاربران به راحتي قابل فهم و استفاده باشد.
• جامعيت حساب‌ها به گونه‌اي كه كليه فعاليت‌ها را تحت پوشش قراردهد.

برخی از کدهای حسابداری برای انواع واحدهای تجاری یکسان می‌باشد اما برخی دیگر متناسب با نوع و حجم عملیات واحد تجاری مختص به همان واحد است. مثل حساب کالای در جریان ساخت که مربوط به واحدهای تولیدی و حساب پیمان در جریان پیشرفت مختص شرکت‌های پیمانکاری است.

کدینگ اختصاصی خود را طراحی کنید!!!

یک کدینگ حسابداری استاندارد برای تفکیک، طبقه‌بندی و ثبت اطلاعات مالی و تهیه گزارشات مورد نیاز مدیران مورد استفاده قرار می گیرد و باید با دقت و مطابق با اصول و استانداردهای حسابداری طراحی شود.
کدینگ حسابداری در سازمان‌ها متفاوت است مثلا کدینگ حسابداری شرکت پیمانکاری با کدینگ حسابداری شرکت بازرگانی و صنعتی یکسان نیست. علاوه بر این ترتیب این که از چه حسابی شروع و به چه حسابی به پایان می‌رسد نیز اهمیت دارد.
اینکه کدینگ اختصاصی خود راطراحی کنید و  از مشاوره متخصصین و مدیران مالی در طراحی  آن استفاده کنید درست‌ترین تصمیم برای مدیریت مالی سازمان یا شرکت شما خواهد بود.

از نظر شما کدینگ اختصاصی و استاندارد چقدر اهمیت دارد؟
آیا تجربه تلخ یا شیرینی در طراحی کدینگ داشته‌اید؟
ضرر مالی وارد شده از طراحی غیراستاندارد کدینگ را چطور جبران کردید؟

اگر به مشاوره مالی برای انجام خدمات حسابداری نیاز دارید، سیپا را فراموش نکنید. سیپا مشاور با انجام کلیه امور حسابداری بهترین مشاوره مالی و مالیاتی را به شما ارائه می دهد.
می‌توانید در قسمت نظرات، تجربیات و انتقادات خود را با ما به اشتراک بگذارید تا بتوانیم محتوا مورد نیاز شما را تولید کنیم.