چگونه تراز آزمایشی در اکسل ایجاد کنیم؟

اگر به‌دنبال ایجاد تراز آزمایشی در اکسل هستید، دارید مقاله درست و مناسبی را می‌خوانید. در دنیای حسابداری، اغلب ترازهای آزمایشی را برای به‌دست آوردن یک بیانیه قانونی از وضعیت مالی شرکت ایجاد می‌کنیم و اگر این کار را در اکسل انجام دهیم آسان‌تر هم خواهد شد. در این مقاله سعی داریم در مورد نحوه تهیه تراز آزمایشی در اکسل به‌صورت مرحله به مرحله صحبت کنیم. در ضمن درباره تهیه تراز آزمایشی و انواع آن در حسابداری چه می‌دانید؟ اگر اطلاع کمی از این موضوع دارید، می‌توانید مقاله قبلی را در سایت بخوانید.

تراز آزمایشی چیست؟

طبق مطالعه‌ای در دانشگاه ایندیانا، تقریباً 60 درصد از اشتباهات حسابداری ناشی از اشتباهات اساسی حسابداری است. به‌همین‌دلیل شما می‌توانید با تکیه بر تراز آزمایشی برای پیگیری تراکنش‌های مالی از اشتباهات بسیاری جلوگیری کنید.

تراز آزمایشی شکل دیگری از گزارش مالی است که مانده‌های پایانی همه حساب‌ها را در یک مقطع زمانی نشان می‌دهد. موجودی همه دفترها معمولاً در ستون بدهکار و بستانکار مرتب می‌شود. ارزش کل این اعتبارات و بدهی‌ها باید در پایان برابر باشد. همان‌طور که از نام آن هم پیداست، از تراز آزمایشی در اکسل برای اطمینان از صحت سیستم حسابداری یک شرکت استفاده می‌شود و تعادل آزمایشی را در نظر می‌گیرد. اما گاهی به‌دلیل وجود خطای سهوی در یک شرکت صادق نیست. بااین‌حال، تراز آزمایشی به تصحیح این خطاها کمک می‌کند و به متعادل کردن سوابق مالی کمک می‌کند.

از آنجایی که هر دو اطلاعات بدهکار و بستانکار به‌درستی از درآمد، هزینه‌ها، دارایی‌ها و بدهی‌های یک شرکت در تراز آزمایشی ثبت می‌شوند، می‌توان از آن‌ها به‌آسانی برای تهیه ترازنامه استفاده کرد.

تراز آزمایشی شامل چه مواردی است؟

تراز آزمایشی شامل تمام حساب‌های تجاری می‌شود که در طول یک دوره گزارش مشخص، اعتبار یا بدهی دارند. این شامل مبالغ بستانکار یا بدهکار شده به هر حساب، تاریخ‌های دوره گزارش، شماره حساب‌ها و مجموع تمام اعتبارات و بدهی‌های وارد شده در آن زمان است. موجودی آزمایشی بسته به کسب‌وکار شما متفاوت است، اما ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• درآمد
• دارایی‌های
• بدهی‌‌ها، بستانکاری‌ها و هزینه‌ها
• حساب‌های دریافتنی
• حساب‌های پرداختنی
• سود
• ضرر

نحوه تهیه تراز آزمایشی در اکسل (در 2 مرحله)

ابتدا باید بفهمیم که دفتر کل و تراز آزمایشی چیست. هر دوی این موارد هم در حسابداری و هم در اکسل کاربرد قابل‌توجهی دارند.

مرحله 1: دفتر کل

اساساً، دفتر حسابداری یک حساب یا سابقه است که ما از آن برای ثبت ورودی‌های حسابداری برای ترازنامه‌ها و صورت سودوزیان استفاده می‌کنیم. ورودی‌های دفتر حسابداری می‌تواند شامل حساب‌هایی مانند وجه نقد، حساب‌های دریافتنی، سرمایه‌گذاری‌ها، موجودی، حساب‌های پرداختنی، هزینه‌های تعهدی، سپرده‌های مشتری و… باشد.

درنهایت، ما یک مجموعه داده داریم که دارای سرصفحه‌های ستون با عنوان، شماره، مشخصات و مقدار است. در نحوه تهیه تراز آزمایشی در اکسل تمام صورت‌های مالی شرکت را درج می‌کنیم. تقریباً تمام موضوعات گنجانده‌شده در دفتر کل را پوشش می‌دهد و مجموعه داده‌ها به این صورت ثبت می‌شوند.

مرحله 2: تهیه تراز آزمایشی

پس از ایجاد یک دفتر کل، گام بعدی تهیه تراز آزمایشی است. اول، ما باید درباره تراز آزمایشی اطلاعاتی را بدانیم. به‌طورعمده، تراز آزمایشی اطلاعات مربوط به هر موجودی دفتر کل را به سبک جدولی نشان می‌دهد. هر سازمان باید وضعیت مالی خود را در یک دوره زمانی خاص ارزیابی کند، بنابراین شامل معاملات انجام‌شده در طول سال و همچنین مانده‌های افتتاح و پایان دفاتر می‌شود. تراز آزمایشی به تجزیه و تحلیل موقعیت و معاملات انجام شده در چنین دوره زمانی کمک می‌کند. مهم‌تر از همه، ما این کار را با مانده‌های آزمایشی با فهرست‌کردن همه حساب‌های دارای مانده بدهی و اعتباری در یک مکان انجام می‌دهیم.

به‌طورکلی، در نحوه تهیه تراز آزمایشی در اکسل سه ستون را می‌سازیم. یکی ستون دفتر کل و دو ستون دیگر بستانکار و بدهکار هستند. برخی از جزئیات موجود در دفتر کل، مانده بدهی و بقیه، مانده اعتباری هستند. پس تا اینجا متوجه شدیم نمونه تراز آزمایشی در اکسل به چه شکل است.

در نهایت، می‌توانیم از تراز آزمایشی در اکسل بفهمیم که موجودی کل بدهی و مانده اعتباری با هم برابر هستند، یعنی مانده آزمایشی ما درست است.

نحوه تهیه تراز آزمایشی در اکسل قالب جدولی دارد که جزئیات تمام موجودی‌های دفتر کل را در یک مکان نشان می‌دهد. شامل معاملات انجام‌شده در طول سال و مانده‌های افتتاح و پایانی دفاتر است، زیرا هر واحد تجاری باید وضعیت مالی خود را در یک دوره خاص ارزیابی کند. موجودی آزمایشی فهرستی از تمام حساب‌های دارای مانده بدهی و اعتباری را در یک مکان نشان می‌دهد و به تجزیه و تحلیل موقعیت و معاملات انجام شده در چنین دوره‌ای کمک می‌کند.

مزایای استفاده از نمونه تراز آزمایشی در اکسل

با استفاده از یک نمونه تراز آزمایشی در اکسل می‌توانید موجودی آزمایشی منحصربه‌فرد برای جمع‌آوری مانده آزمایشی انباشته براساس عملیات حساب ماهانه یا تراز آزمایشی ماهانه طبق فرآنیدهای تجمعی حساب استفاده کنید. این کار برای ادغام داده‌های پیش‌بینی جریان نقدی یا بودجه که معمولاً از مانده‌های ماهانه برای حساب‌های صورت درآمد و مانده‌های انباشته برای حساب‌های ترازنامه تشکیل می‌شود، مفید است. برای درک بهتر مزایا و نحوه تهیه تراز آزمایشی در اکسل به نکاتی که در ادامه آمده است توجه کنید.

• تنظیم تراز آزمایشی براساس پیش‌بینی جریان نقدی یا بودجه
• تنظیم تراز آزمایشی تجمعی براساس مانده حساب ماهانه
• تنظیم یک تراز آزمایشی ماهانه براساس مانده حساب انباشته
• مناسب برای هر فرمت شماره حساب
• جابجایی راحت بین موجودی آزمایشی ماهانه و تجمعی
• شامل دوره گزارش 12 ماهه
• تمام محاسبات تراز آزمایشی خودکار هستند

نمونه تراز آزمایشی

برای مثال در اینجا تراز آزمایشی را برای شرکت X در نظر بگیرید. یک ستون شامل نام حساب‌های مورد استفاده در سیستم حسابداری شرکت است. مثل:

• حساب نقدی
• حساب‌های دریافتنی
• وام
• درآمد
• هزینه‌های کارکنان
• هزینه موجودی

ستون اعتباری شامل مانده‌های اعتباری برای هر یک از این حساب‌ها می‌شود:

حساب نقدی: 5000 دلار

حساب‌های دریافتنی: 15000 دلار

حساب‌های پرداختنی: غیرقابل‌قبول

درآمد: 100000 دلار

هزينه‌هاي كارمند: غيرقابل‌قبول

هزینه موجودی: غیرقابل‌قبول

مجموع: 120000 دلار

ستون بدهی شامل مانده بدهی این حساب‌ها می‌شود:

حساب نقدی: ناموجود

حساب‌های دریافتنی: غیرقابل‌قبول

حساب‌های پرداختنی: 20000 دلار

درآمد: ناموجود

هزینه‌های کارمند: 40000 دلار

هزینه موجودی: 60000 دلار

مجموع: 120000 دلار

در این مثال، بدهی‌ها با اعتبار (120000 دلار و 120000 دلار) برابر است، که نشان می‌دهد ورودی‌های بدهکار و اعتبار دقیق هستند.

انواع تراز آزمایشی

ترازهای آزمایشی در سه نوع مختلف وجود دارد:

• تراز آزمایشی تنظیم‌نشده
• تراز آزمایشی تعدیل‌شده
• تراز آزمایشی پس از بسته‌شدن

هر تراز آزمایشی از همان قالب بالا پیروی می‌کند، اما در شرایط کمی متفاوت استفاده می‌شود.

چند مورد برای یادآوری

تراز آزمایشی اطلاعات موجودی دفتر کل را به‌صورت جدول نشان می‌دهد. کل مانده بدهی و مانده اعتباری موجود در تراز آزمایشی باید برابر باشد. اگر این‌طور نیست، ممکن است هنگام تهیه آن اشتباه محاسباتی وجود داشته باشد. با استفاده از تراز آزمایشی در اکسل صحت سیستم حسابداری یک شرکت مشخص می‌شود. با مطالعه این مقاله می‌توانیم به‌راحتی تراز آزمایشی در اکسل را ایجاد کنیم. لطفاً هر سؤالی دارید را در قسمت نظرات مطرح کنید.