نکات مهم و طلایی در تحریر دفاتر قانونی

پشتیبان سیپا
5 آذر 1402
زمان مطالعه: 6 دقیقه

احتمالا شما هم واژه بروکراسی یا کاغذبازی را شنیده باشید. واژه جذابی است! بازی با کاغذ! اما همه ما می‌دانیم که این واژه در ساز و کارهای اداری بار منفی و آزاردهنده‌ای دارد. واقعا هم کار ناجوانمردانه‌ای است.
شاید در نگاه اول حالا که جهان روز به روز به سمت الکترونیکی شدن و استفاده از نرم افزارهای مختلف پیش می‌رود، قطع درختان و تبدیل آن‌ها به دفتر برای کاغذبازی ادارات حقیقتا کار بیهوده‌ای به نظر برسد.
اما! به تعبیر حافظ «نکته‌ها هست بسی»! ای جانا!
بله! می‌خواهم بگویم گاهی همین کاغذبازی خیلی هم خوب و لازم است. راستش را بخواهید من فکر می‌کنم هرچقدر هم که علم پیشرفت کند، هیچ چیز جای کاغذ و قلم و ثبت‌های دستی را نمی‌گیرد.
لابد از خودتان می‌پرسید، چرا این‌ها را می‌گوید؟!
راستش این‌ها را گفتم که از «تحریر دفاتر قانونی» دفاع کرده باشم!

تحریر دفاتر قانونی چیست؟

تحریر دفاتر قانونی از کارهای مستمر و بسیار مهم هرحسابدار در دفاتر قانونی است.
طبق قانون تجارت حسابدار جان! باید تمام رویدادهای مالی را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تایید آن‌ها توسط مقام مسئول، به دفاتر حسابداری منتقل کند. دقت در ثبت موارد درج شده در این دفاتر بسیار مهم است و نباید هیچ خطا و اشتباهی در آن‌ها رخ بدهد.
دفاتر حسابداری به طور کلی به دو دسته تقسیم می‌شوند:
الف) دفاتر رسمی و قانونی: شامل دفتر روزنامه و دفتر کل می‌شود.
در واقع دفاتر قانونی جهت ثبت روندها و روال‌های مالی هر شرکت موسسه و یا سازمانی که ملزم به پرداخت مالیات در حیطه کاری خود می‌باشد استفاده می‌شود.
ب) غیر رسمی یا کمکی: مهم‌ترین آن‌ها دفتر معین است.

مقاله پیشنهادی برای شما: صفر تا صد تنظیم اظهارنامه مالیاتی

دفتر روزنامه چیست؟

اگر به من نمیخندید میخواهم بگویم این دفتر، دفتر خاطرات مالی روزانه یک حسابدار است!
ماده ۷ قانون تجارت می گوید:‌ «دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات بدهی‌ها داد و ستد تجارتی و معاملات شرکت را در رابطه با اوراق تجارتی و به طور کلی مجمع واردات و صادرات تجارتی را به حرف نام که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند در دفتر به ثبت برساند.»
درواقع در دفتر روزنامه کلیه عملیات و معاملات مالی موسسه به ترتیب تاریخ وقوع ثبت می‌شود.
دفتر روزنامه دارای ستون‌هایی برای درج شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و بستانکار در هر رویداد مالی است.
در ستون شرح نام حسابی که مودی بدهکار یا بستانکار شده به همراه شرح مختصری از رویداد مالی درج می‌شود. کلیه اسناد حسابداری به ترتیب تاریخ در دفتر روزنامه وارد می‌شوند.
دفتر روزنامه به دو دسته تقسیم می‌شود.
١)دفتر روزنامه عمومی: همه معاملات و رویدادهای مالی در آن ثبت می‌شود.
٢)دفتر روزنامه اختصاصی: فقط یک نوع خاص از معاملات در آن ثبت می‌شود. مثل دفتر روزنامه خرید، دفتر روزنامه فروش، دفترروزنامه پرداخت‌های نقدی و دفتر روزنامه دریافت‌های نقدی.

دفتر کل دیگر چیست؟!

شاید فکر کنید دفتر روزنامه برای ثبت اطلاعات مالی کافی است اما حقیقتا این طور نیست. دفتر روزنامه با توجه به ماهیتش و شکل ثبت اطلاعات در آن امکان تهیه صورت‌های مالی را فراهم نمی‌کند. مثلاً نمی‌توان از روی آن مانده یک حساب را در یک مقطع به دست آورد. و به همین دلیل در حسابداری دفتر دیگری به نام دفتر کل تهیه می‌شود.
در دفتر کل برای هر حساب یک صفحه جداگانه در نظر گرفته می‌شود و تمام اقلام بدهکار و بستانکار برای هرحساب در صفحه مربوط به خودش نوشته می‌شود. بنابراین دفتر کل دفتری است که حساب‌های یک موسسه به تفکیک در آن نگهداری می‌شود.
کلیه معاملات ثبت شده در دفتر روزنامه باید در هر ماه و یا نهایتاً تا پانزدهم ماه بعدی به دفتر کل منتقل شود. دفتر کل شامل ستون‌های شماره سند، تاریخ شرح، بدهکار، بستانکار و مانده است.

آیا می‌دانستید دفاتر قانونی پلمپ شده هستند؟

در سال‌های گذشته مودی (اجرا کننده) باید این دفاتر را خریداری می‌کرد و سپس به حوزه مالیاتی خود مراجعه می‌کرد. در نهایت ممیز (کارشناس مالیاتی) با مهر و امضا این دفاتر، صحت آن‌ها را تایید می‌کرد و مودی باید در یک سال مالی تمام فعالیت‌های مالی را ثبت می‌نمود.
اما به دلیل امکان تقلب زیاد در این روش، دولت سامانه‌ای را راه‌ اندازی کرد تا بتوان دفاتر را با جزئیاتی مثل چند برگ بودن و… از طریق این سامانه درخواست داد و بعد از پرداخت هزینه‌ها نهایت ظرف مدت یک هفته دفاتر به صورت پلمپ شده از طریق اداره ثبت به دست افراد برسند.
پلمپ دفاتر به معنای منگوله دار کردن و برگ شماری دفاتر است و به این جهت صورت می‌گیرد که نتوان از آن ورق کم یا زیاد کرد.
زمانی که پلمپ دفاتر انجام می‌شود، نام شرکت و شماره ثبت پلمپ دفاتر قید و سپس ثبت شرکت در آن منظور می‌گردد.

نکات طلایی در تحریر دفاتر قانونی

از آنجایی که تحریر دفاتر قانونی در نهایت زیر ذره‌بین نگاه کارشناسان مالیاتی قرار می‌گیرند، رعایت بعضی نکات در تحریر این دفاتر ضروری است. از فراهم کردن شرایط مکانی و زمانی مناسب هنگام نوشتن تا حفظ آرامش خود در صورت بروز احتمالی اشتباه. نگران نباشید همه اشتباهات مهلک نیستند!
با ما همراه باشید تا با هم اشتباهات را به حداقل برسانیم و در صورت بروز موانع از روی آنها بپریم!
ما به شما خواهیم گفت که چه اشتباهاتی موجب رد دفاتر خواهند شد.
با آگاهی از این موارد شما بهترین تحریرها را خواهید داشت. مطمئن باشید.

این مطلب را از دست ندهید: بهترین روش تهیه بودجه سالانه

به نظر شما نوشتن دفاتر قانونی کار سختی است؟!

نمی‌گویم نوشتن این دفاتر سخت است اما باید نکاتی را رعایت کرد.

سعی کنید در مکانی آرام تحریر را انجام دهید تا تمرکز کافی داشته باشید.
وقت‌هایی که ذهنتان خیلی درگیر کار است اصلا تحریر نکنید، احتمال اشتباه برای شما بیشتر است.
لطفاً بدون خط خوردگی و بدون این که سطری از قلم بیفتد بنویسید.
به هیچ وجه از لاک استفاده نکنید.
می‌دانستید که باید در انتهای اسناد دفتر روزنامه و انتهای حساب در دفتر کل باید یک خط مورب بکشید؟ با این کار حساب آن صفحه را می‌بندید.
یک خودکار مخصوص و روان برای خود داشته باشید.
بعد از تحریر چند صفحه استراحتی کوتاه به خود بدهید.
در صورتی که به هر دلیلی متوجه شدید تمرکز کافی ندارید از نوشتن دست بردارید.

اگر در تحریر اشتباه کردیم چه کنیم؟

بله، انسان جایز الخطاست! ممکن است گاهی در هنگام تحریر دچار اشتباه شویم و معمولاً اشتباهات کوچک تا حدودی طبیعی هستند. اگر شما هم دچار اشتباه شدید اصلا نگران نباشید. معمولاً دیده می‌شود دوستان تازه کار با یک اشتباه کوچک بیش از حد نگران می‌شوند.
یکی از اشتباهاتی که زیاد رخ می‌دهد مربوط به تکرار اعداد یا جایگذاری در خانه‌های مخصوص می‌باشد. اصلا نترسید! روی عدد اشتباه یک خط کمرنگ بکشید و عدد درست را بالای آن بنویسید.
به همین سادگی و به همین خوشمزگی!
فقط دقت کنید که در چنین مواقعی ریزه کاری ها را رعایت کنید تا کارشناس هنگام رسیدگی با نگاه اول به اشتباه شما پی نبرد.
آیا خوشحال نیستید که از زیر ذره بین کارشناس قصر در رفته‌اید؟!
در کل اگر اشتباهات زیاد و خیلی چشمگیر نباشند مشکلی برای تایید دفاتر به وجود نمی‌آید.
حتی اگر شرحی را که باید در قسمت بدهکار بنویسید در قسمت بستانکار نوشتید نیاز به خط خوردگی ندارد. فقط هنگام رسیدگی در صورتی که کارشناس متوجه شد توضیحات لازم را بدهید.

وقتش رسیده است تا کمی شما را بترسانیم! بنابراین میخواهیم به مواردی اشاره کنیم که باعث عدم تایید دفاتر قانونی شما می شود.

19 دلیل رد دفاتر قانونی

دفاتر از حالت پلمپ خارج شود و یا فاقد برگ در داخل دفاتر باشد.
امتناع از ارائه و وقایع و رویدادهای مالی رخ داده در شرکت.
ثبت وقایع و رویدادهای مالی در حاشیه دفاتر.
ثبت وقایع و رویدادهای مالی در بین خطوط دفاتر.
پاک کردن اطلاعات موجود در دفاتر به هر نحوی که باشد (با پاکن، تراشیدن ویا به هر نحوی از بین بردن) .
قرار دادن صفحات خالی در بین صفحات دیگر به منظور تکمیل آن در زمانی دیگر.
بستانکار شدن حساب‌های نقدی و بانکی بدون در پیوست پرینت حساب‌ها.
تحویل با تاخیر اصلاحات پس از به وجود آمدن اشتباه.
عدم استفاده از اوراق‌های ماده ۱۶۹ قانون مالیاتهای مستقیم
عدم تحویل دفاتر چه به تعداد یک یا چند برگه خالی. خوب است بدانید که در صورتی که شخص هیچ گونه فعالیتی در طی یک سال مالی انجام نداده باشد باز هم موظف به ارائه دفتر به صورت خالی می‌باشد.
تحریر دفاتر سال‌های گذشته به جای استفاده از دفاتر فعلی.
عدم تطابق اطلاعات موجود در نرم افزار حسابداری با تحریر دفاتر صورت گرفته.
در صورتی که ثبت هزینه‌ها و درآمدها به صورت غیر واقع در نظر گرفته شده باشند و برای اداره مالیاتی قابل استناد قرار گیرند.
ثبت فعالیت‌ها بین سطرهای دفتر.
ثبت فعالیت‌ها با استفاده از ابزارهایی که به آسانی قابل محو شدن باشند مثل مداد و مواد گرانیتی.
تاخیر بیش از حد در تحریر دفاتر تا زمان تحویل.
عدم ثبت عملیات شعبه و یا شعب در دفاتر مرکزی.
همخوانی نداشتن مطالب نوشته شده در دفاتر مشاغل با اطلاعات موجود در سیستم‌های الکترونیکی که در آن اطلاعات اشخاص ثبت شده است.
رها کردن سطرهای خالی بیش از حد در تحریر دفاتر قانونی و دفاتر روزنامه به هر منظوری.