درباره ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری چه می‌دانید؟

ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی

همان‌طور که می‌دانید ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری همیشه چالش برانگیز بوده است. کمتر کسی می‌تواند ادعا کند هیچ‌گاه در این موضوع با مشکل مواجه نشده است. نقش حیاتی ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری بر همه عیان است. بنابراین برای پیشرفت شغلی و درآمد، لازم است شما باید به‌علت و عملکرد این مبحث در حسابداری مسلط شوید.

ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی چیست؟

ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری جهت مدیریت بهتر جریان نقدینگی بسیار حائز اهمیت است. اسناد دریافتنی حاکی از پرداخت‌هایی هستند که یک شرکت انتظار می‌رود بابت فروش کالا یا خدمات به‌صورت اعتباری دریافت کند، درحالی که اسناد پرداختنی حاکی از پرداخت‌هایی هستند که یک شرکت بابت خرید کالا یا خدمات به‌صورت اعتباری باید بپردازد. مدیریت مناسب این دو نوع حساب، منجر به بهبود جریان نقدینگی و در نتیجه پیشرفت وضعیت مالی شرکت می‌شود.

به‌منظور ردیابی تراکنش‌های مالی شرکت از عملیات ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری استفاده می‌شود. این اسناد شامل فاکتورها، برگه‌های دریافت و پرداخت، چک‌ها، سفته‌ها و سایر اسناد مرتبط با تراکنش‌های مالی شرکت می‌شوند.

ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی

چگونه ثبت این اسناد، موجودی نقدی، بدهی‌ها، درآمدها، عوارض و هزینه‌های دیگر را محاسبه می‌کند؟

در حسابداری، ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی به‌منظور رصد و کنترل جریان نقدینگی و تعیین موجودی نقدی، بدهی‌ها و درآمدها انجام می‌شود. در ثبت این اسناد از روش دوگانه استفاده می‌شود که شامل دو حساب بدهکار و بستانکار است.

برای مثال، زمانی که یک شخص به‌ازای کالای فروخته شده از مشتری پولی را دریافت می‌کند آن مبلغ را در حساب بانک، بدهکار و در حساب فروش، بستانکار می‌کند. زمانی که یک شخص برای کالای خریداری شده پولی را پرداخت می‌کند، مبلغ پرداختی را در حساب بانک، بستانکار و در حساب خرید، بدهکار می‌کند.

اسناد دریافتنی و پرداختنی، به حسابدار کمک می‌کند تا بتواند به‌طور دقیق موجودی نقدی، بدهی‌ها، درآمدها و… را محاسبه کند و از این طریق به مدیران و صاحبان کسب‌وکار کمک کند تا تصمیمات بهتری را برای رشد و توسعه کسب‌وکار خود بگیرند.

به‌همین دلیل، اسناد دریافتنی و پرداختنی باید به‌درستی در سیستم حسابداری ثبت و دسته‌بندی شوند.

نقدینگی

برای ارزیابی و محاسبه موجودی نقدی، باید مبالغ موجود در حساب بانکی شرکت و مبالغ نقدی در شرکت را جمع‌ آوری کرد. مبالغی که به‌صورت چک دریافت شده‌اند، ولی هنوز وصول نشده‌اند و مبالغی که به‌صورت چک پرداخت شده‌اند، ولی هنوز سررسید نشده‌اند نیز باید در نظر گرفته شوند. با تراز کردن حساب بانکی، موجودی نقدی شرکت در هر لحظه مشخص خواهد شد.

بدهی‌

در بررسی بدهی‌ها، باید مبالغی که شرکت بدهکار است، از جمله پرداختنی‌ها، وام‌ها و بدهی‌های مالیاتی، پرداخت‌ها به تأمین‌کنندگان و دستمزد کارکنان شرکت در نظر گرفته شوند. با ثبت این اسناد، بدهی‌های شرکت در هر لحظه مشخص خواهند شد.

ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی

درآمد

زمان محاسبه درآمدها، مبالغی که شرکت به‌عنوان درآمد دریافت کرده است، از جمله فروش محصولات و خدمات، درآمد از سرمایه‌گذاری و درآمد از فروش دارایی‌های منقول و غیرمنقول، به‌تفکیک حساب‌های مختلف ثبت و با تراز کردن آن‌ها، درآمدهای شرکت مشخص می‌شوند.

مالیات

محاسبه مالیات‌ها در ثبت حساب‌ها و اسناد دریافتنی و پرداختنی یعنی، مبالغی که شرکت باید به‌عنوان مالیات براساس قوانین و مقررات مالیاتی بپردازد. این مبالغ شامل مالیات بر درآمد، مالیات بر ارزش افزوده و مالیات‌های دیگر هستند که براساس نوع دریافت یا پرداخت، نوع هزینه خرید یا فروش ثبت می‌شوند.

درکل، برای محاسبه موجودی نقدی، بدهی‌ها، درآمدها، مالیات‌ها و هزینه‌های دیگر، باید اسناد و حساب‌های دریافتنی و پرداختنی را دسته‌بندی کنید و از اطلاعات موجود در سیستم حسابداری استفاده کنید. همچنین، برای دقت بیشتر، بهتر است از روش‌های پیشرفته‌تر مانند نرم‌افزارهای حسابداری و گزارش‌دهی مالی استفاده کنید.

ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری

چگونه نحوه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی بر کسب‌وکار شما تأثیر می‌گذارد؟

اسناد و حساب‌های دریافتنی و پرداختنی نقش بزرگی در جریان نقدی شرکت شما ایفا می‌کنند. زیرا این پول در داخل و خارج کسب‌وکار شما جریان دارد. متأسفانه تأخیر در پرداخت‌ها در بسیاری از بخش‌ها عادی شده است و 36 درصد از مشاغل کوچک، 30 تا 90 روز منتظر دریافت هستند.

مدیریت تعداد زیادی از فاکتورهای پرداخت نشده چالش برانگیز است، به‌خصوص اگر نرم‌افزار حسابداری ندارید یا استفاده نمی‌کنید، این کار سخت‌تر هم می‌شود. علاوه‌بر این، منتظر ماندن برای دریافت مبالغ از مشتریان باعث می‌شود که شما به‌دلیل نداشتن پول کافی، تعهدات مالی مانند صورتحساب، اجاره یا بدهی‌ها را نتوانید سر وقت پرداخت کنید.

بدهی‌ باعث بروز مشکلات جریان نقدی خواهد شد. زیرا پرداخت به‌موقع بدهی‌ها، نیازمند تأمین منابع مالی است. اگر بدهی‌ها بیش از حد باشند و درآمد کافی برای پرداخت آنها فراهم نباشد، کاهش جریان نقدی و کاهش اعتبار شرکت پیش می‌آید. بنابراین، مدیریت بدهی‌ها و کنترل هزینه‌ها در کسب‌وکار مهم است تا جریان نقدی بهبود یابد و مشکلات آتی را پیشگیری کنیم.

بهینه‌سازی رویه‌ها و فرآیندهای حساب‌های پرداختنی و دریافتنی می‌تواند جریان نقدی و سلامت مالی شرکت شما را بهبود ببخشد. به‌طور کلی، مزایای بهینه‌سازی این رویه‌ها به‌شرح زیر است:

 1-کاهش هزینه‌ها

2- افزایش بهره‌وری

3- اصلاح خطاهای انسانی

4- افزایش دقت در عملیات مالی شرکت

ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری

انجام اصولی عملیات

برای ثبت دقیق اسناد و حساب‌های دریافتنی و پرداختنی، پیروی از روش‌های حسابداری مناسب و مشخص شده توسط دولت ضروری است. اگر به‌دنبال ثبت دقیق اسناد دریافتنی و پرداختنی کسب‌وکارتان هستید، اجازه ندهید عدم آگاهی آینده شغلی شما را تحت تأثیر قرار دهد. همین حالا اقدام کنید و با کارشناسان مجموعه سیپا تماس بگیرید. در کنار حسابداران سیپا از این مراحل به‌سادگی عبور کنید و از اشتباهات پرهزینه جلوگیری کنید. درضمن خدمات حسابداری سیپا می‌تواند به محاسبه مالیات بر درآمد، مدیریت بودجه و تهیه گزارش‌های مدیریتی بهای تمام شده به شما کمک کند.

 کسب‌وکار شما لایق بهترین‌هاست، پس همین الان اقدام کنید و کنترل امور مالی خود را در دست بگیرید.

توصیه

برای بهینه‌سازی فرآیندهای حسابداری و مالی، اقداماتی مانند استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری، به‌روزرسانی سیستم‌های پرداخت الکترونیکی و تحلیل دقیق داده‌های مالی را انجام دهید. همچنین می‌توانید از روش‌های ساده‌تری مانند تغییر فرآیندهای پرداخت و دریافت سازمان استفاده کنید.

برای مثال، تعیین یک زمان مشخص برای پرداخت، خودکارسازی فرآیند پرداخت، افزایش کاربرد سیستم‌های خودپرداز و استفاده از روش‌های پرداخت الکترونیکی می‌تواند بهبود چشمگیری در جریان نقدی شرکت شما ایجاد کند.

سخن پایانی

خطاهای ساده هم در حسابداری، بیش از حد بزرگ هستند. یک فرآیند ضعیف در نحوه ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی نه‌تنها می‌تواند به روابط شما با تأمین‌کنندگان آسیب برساند، بلکه شما را در معرض خطر کلاه‌برداری هم قرار می‌دهد. برای اینکه بهترین نتیجه را در ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی در حسابداری داشته باشید، به نکات بیان‌شده در این مقاله دوباره نگاه کنید و در مورد اینکه چگونه می‌توانید سیستم خود را بهبود ببخشید فکر کنید.

دیدگاه بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *


دسته‌بندی
مقالات مرتبط
بستن حساب‌ها جهت تعیین مانده نهایی حساب‌ها در انتهای دوره مالی است.  تهیه صورت‌های مالی و اطلاعات دقیق‌تر برای اعلام عملکرد وضعیت مالی شرکت است
اشخاص حقیقی در سه دسته‌بندی کلی قرار می‌گیرند که هر یک از آن‌ها فرم‌های اظهارنامه مالیاتی خاص به خود دارند.
افراد حقیقی و حقوقی باید مالیات پرداخت کنند؛ برخی از اشخاص مشمول پرداخت مالیات تکلیفی و ارسال اظهارنامه مالیات تکلیفی پیمانکاری به اداره مالیات هستند.
بستن حساب‌ها جهت تعیین مانده نهایی حساب‌ها در انتهای دوره مالی است.  تهیه صورت‌های مالی و اطلاعات دقیق‌تر برای اعلام عملکرد وضعیت مالی شرکت است
اشخاص حقیقی در سه دسته‌بندی کلی قرار می‌گیرند که هر یک از آن‌ها فرم‌های اظهارنامه مالیاتی خاص به خود دارند.

برای دیدن مقالات بیشتر کلیک کنید